避難所チェックインシステムのご案内

災害時の避難所運営では、避難者の確認やケア、災害状況の本部との連携、物資の調達・配給などの対応で現場職員負担は相当大きなものとります。

避難所チェックインシステムは、避難者の避難登録をシステム化することで、避難者の確認や避難情報集計を効率的に行い、避難情報を円滑に共有することで、情報の錯綜や混乱を抑止し、現場職員負担を軽減することができるシステムです。

避難所チェックインシステムの特徴

• マイナンバーカードや運転免許証で顔認証を行う、病院受付と同じ操作で、避難登録が行える誰にでもわかりやすいチェックイン方式を採用しています。
  ※PC＋ICカードリーダ構成の廉価版もご用意しています。
• 避難登録情報はリアルタイムに集計され、既存の防災情報システムに情報共有が行えます。
• 防災情報システムやスマートシティとの連携も、APIによりシステム連携をローコストで対応できます。

避難所チェックインシステムの位置づけ

標準仕様

顔認証仕様（オプション）

システム仕様

避難登録端末の仕様

避難所チェックイン　アプリ機能一覧

No.	画面機能	説明
１	ログイン	職員のユーザID・パスワードでアプリにログインを行い、管理システムに該当避難所の開所を通知する
2	アプリメニュー	画面メニューより各機能の呼出を行う。 避難者用メニュー[避難登録][退所登録]　管理者用メニュー：設定メニュー（隠しメニュー） ※マイナンバーカードを持っていない場合、窓口で登録する旨の案内が表示されます。
3	マイナンバーカードかざす案内	避難登録・退所登録共通画面　「マイナンバーカードをカードリーダーに置いてください。」案内画面。 避難登録の情報：氏名・住所・生年月日・性別の情報読み出しの同意確認文が表示されます。
4	生年月日の西暦・和暦選択	避難登録・退所登録共通画面　利用者証明用電子証明書の暗証番号4桁の入力画面 (株)ミラボ様　ライブラリ利用　 ※暗証番号不明時：券面事項APの情報を利用して券面事項入力補助APにアクセス(検証中。)
5	登録完了	避難登録・退所登録共通画面　券面事項入力補助APでマイナンバーカードから基本４情報を読み出し管理システムに情報送信する。
6	設定メニュー	ログイン後に呼び出される設定メニュー画面　[アプリ設定] [開所通知] [閉所通知] [ログアウト(アプリ終了)]
7	アプリ設定	避難所名称、管理システムAPIのURI設定、アナウンス音声のON/OFF設定画面
8	開所・閉所通知	管理システムに開所・閉所通知を行います。閉所通知を行うとアプリが終了します。

マイナンバーカードによる避難登録イメージ（標準仕様）

マイナンバーカードによる避難登録は、タッチパネルPC＋ICカードリーダー＋QRコードスキャナで安価に実現できます。
暗証番号の入力不要で避難登録ができます。

避難アプリ　メニュー画面サンプル

マイナンバーカードによる避難登録イメージ（顔認証仕様）※オプション

マイナンバーカードによる避難者登録は、病院受付と同じ操作で登録できるため、わかりやすく、多くの人がご自身で避難登録を行えます。
また、運転免許証での避難者登録もマイナンバーカードと同操作で行えます。

マイナンバーカードまたは運転免許証＋顔認証による登録は一人当たり約５秒で登録を完了できます。

避難者スマホからの避難登録イメージ

避難所チェックイン管理システム機能一覧

No.	管理者用WEBアプリ機能	説明
1	ログイン	職員用のシステムログイン認証。ユーザID・パスワードで認証を行う。
2	パスワード変更	パスワード変更機能（職員が自分自身でパスワード変更ができる）
3	避難登録	避難所の避難登録・退所登録を職員が代行して行う機能
4	避難所情報一覧	端末機器設置対象施設(指定避難所)の避難所情報を表示する一覧機能
5	避難者名簿	避難所チェックアプリで避難登録を行った避難者情報を受信し避難者の名簿を避難所ごとに作成
6	アカウント管理（管理者のみ）	ログインアカウントの管理機能。アカウント作成、編集、削除およびアカウント権限設定機能 アカウント緊急ロック機能、アカウントの有効期限設定、アカウントのパスワードポリシー設定
7	避難所管理（管理者のみ）	避難所の登録・編集・削除
8	システム設定	公開用WEBアプリで公開する避難者名簿情報（氏名、性別、年齢、住所）のON/OFF 公開用WEBアプリの避難登録ページへのアクセスURLをQRコードを生成して印刷する機能 パスワードポリシー設定、避難アプリと連携するためのトークン設定、訓練モード設定
9	ログ管理（管理者のみ）	ログファイルを指定してダウンロードする機能
10	ホーム画面	No2～9までの機能メニューを表示するホーム画面

No.	公開用WEBアプリ機能	説明
1	避難所情報一覧	公開用に端末機器設置対象施設(指定避難所)の避難所情報を表示する一覧機能
2	避難者名簿	公開用に情報を制限した避難所ごとに避難登録を行った避難者の名簿機能
3	避難登録	避難所の避難登録・退所登録を避難者本人のスマホで行う入力WEBページ機能

避難所チェックイン管理システム　避難者名簿

避難所ごとに避難者の避難登録情報から避難者名簿を作成します。

編集機能：連番をクリックすると、該当避難者の登録情報を編集（修正、情報追加）が行えます。
退所機能：退所登録を忘れた人がいた場合、「退」ボタンにより強制退所登録が行えます。

避難者名簿サンプル

避難所チェックイン管理システム　避難者名簿データ一覧

避難名簿データ	説明
連番	システムが自動付与する連番。クリックすると該当避難者の避難登録編集画面を開きます。
区分	１=マイナカード登録　２＝職員代理登録　３＝運転免許証
世帯No	システムで同一住所、同一性の場合に、自動で生成する同一世帯を識別する番号
世帯No	避難者氏名
性別	避難者性別
生年月日	避難者生年月日
住所	避難者住所
連絡先メールアドレス	連絡先メールアドレス（任意）
連絡先電話番号	連絡先電話番号（任意）
入所日時	避難登録した日時
退所日時	退所登録した日時

避難所チェックイン管理システム　避難情報一覧

避難者名簿の情報を集計し、避難所ごとに避難情報を作成します。

開閉機能：避難所の開所・閉所の設定が行えます。
検索機能：避難者名を指定して、全避難所より指定の避難者名を検索します。
災害収束：災害収束ボタンを押すと、災害情報をダウンロードし、システム内の個人情報を削除します。

避難者名簿サンプル

避難所チェックイン管理システム　避難情報データ一覧

避難所一覧データ	説明
連番	システムが自動付与する連番
避難所	避難所の名称
住所	避難所の所在地住所
種別	避難所種別　指定・緊急・その他
開閉設定	避難所の開閉表示と、避難所の開閉設定を行えます。
収容率	避難所の収容率
収容数	避難所の収容可能人数
避難者数	避難登録者数
世帯数	避難世帯数（同一住所・同一性を同一世帯としてシステムで集計）
避難者内訳	年代別避難者数
退所者数	避難所退所者人数

避難所チェックイン管理システム　画面サンプル　

公開用WEBアプリ

公開用WEBアプリは、避難者名簿や避難情報一覧から公開できる情報のみ（設定可）に加工を行い一般公開する機能です。
また、避難者が避難者自身のスマホから避難登録を行うための入力ページを提供します。（アプリダウンロード不要）

既存システムとの連携について

避難所チェックインシステムで登録された情報連携について

• 避難者名簿、避難情報一覧の情報をリアルタイムに連携することができます。
  
• 必要に応じて、個人情報の統計化・データ加工を行いデータ連携も対応できます。

連携方式：ＡＰＩ　　PULL型・PUSH型に対応

PULL型の場合、連携要件を定義し、API仕様を弊社が作成します。
PUSH型の場合、連携要件を定義し、連携先様がAPI仕様を作成し、弊社が呼出します。

連携対応に関する費用は、本システムとは別にお見積りによる対応となります。

運用保守

導入システムの定期点検（アップデート等）のほか、災害時の電話・メールサポートに対応しています。
運用保守事業者は、地元の事業者が対応される場合、そのサポート対応のケースにも対応できます。

システム導入価格

ご利用規模やご希望に合わせてお見積りします。下記までお問い合わせください。

会社紹介

株式会社ハートネットワーク　　会社URL：https://heartnetwork.jp/
　愛媛県新居浜市を本社とする電気通信・放送事業

ソフィアプランニング株式会社　会社URL：http://www.sophia-i.co.jp/
　IoTデバイスのリモート保守システムからスマートシティサービス実装に対応するシステム開発事業

◆　自治体へのシステム納入実績が豊富な（株）ハートネットワーク
◆　スマートシティサービス開発技術ノウハウを持つソフィアプランニング（株）

●　両社が協業により「避難所チェックインシステム」を開発
●　愛媛県新居浜市への「避難所チェックインシステム」導入が決定。

★　来年度は、自主避難者管理、備蓄物資管理、必要物資管理への対応、機能拡張を予定しています。

デジ田などの補助金申請に必要な提案書作成のサポートや代行からご依頼いただけます。